スタッフブログ

日々仕事や家の事などやらなければ入れないことが多いですよね。

そんな時皆さんはどのようにして情報を整理していますか？

紙に書いたり、メモのアプリに書いたりしていませんか？

今回はタスク管理の便利なアプリ『Notion』をご紹介します。

タスク管理をする上で大事なことは頭の中で考えている情報を書き出して整理整頓する事が重要です。

キーポイントは『頭の中のモヤモヤを無くすことです』

そのためには書き出すことが大切です。書き出すことが出来れば紙のメモでも良いのですが、紙のメモだと書いた紙を無くしてしまったりどこに書いたのか分からなくなってしまうこともありますよね。

そんな時に使っていただきたいのがNotionです。

Notionのデータベース機能の中にはTodoリストやチェックボックスなどタスク管理がしやすい機能があります。

頭にあることを一度Notionを使用して整理整頓すると頭の中がスッキリして結果的に効率よく動くことが出来るようになります。

下記にＵＲＬを貼っておくので気になる方は使ってみてください。

https://www.notion.so/ja-jp

メモ帳の代わりのようにテキストや画像、リンク、リストなどのコンテンツを含んだノートを作成する事が出来ます。

タスクリストを作成し、期限、優先順位、進捗状況などを分かりやすくまとめて管理することが出来ます。

表形式、カレンダー形式、ギャラリー形式など、様々な方法で情報を整理することが出来ます。

自分が作成した文章を社内で共有することが出来ます。

情報を共有できるだけではなく、複数のユーザーが同時にドキュメントを編集できるのでタイムリーに情報共有が出来ます。

また、コメント機能やメンション機能があるので、社員間でのコミュニケーションが容易に出来ます。

Notion AIはAIが自動的に文章を作成してくれたり、文章を修正してもらうことも可能です。他にも文章要約や翻訳をしてくれたり、アイデアのブレインストーミングといったことも出来ます。

色々なアプリやメモを使わなくてもNotion1つでいろいろな事が出来るので効率的に作業をすることが出来ます。

登録をすると無料で使えるので、皆さんもぜひNotionを使ってみてください♪

URL：https://www.notion.so/ja-jp

前回に引き続きDXを推進する中で業務改善に着目して業務改善のポイントをご紹介いたします。

ルールを作り、そのルールを徹底的に守ることで例外が減ります。

例外が減れば短時間で業務を終了させることが出来るようになります。

普段行っている業務で『何のためにやっている作業だろう？』『これやらなくてはいいのでは？』という作業はありませんか？

そういう作業はやめてしまいましょう。業務が無ければその作業に充てていた時間が浮き、まるごとコスト削減になるからです。

例えば、取り扱い商品を絞る・書類を破棄する・ルールを破棄する・記入すべき項目を減らすというように廃止できるものは廃止しましょう。

また、封筒に宛名書きをやめるということもおすすめです。

封入する書類に宛名を記載して窓から見えるようにすれば二度手間にならずに済みます。

また、中の書類と封筒の宛名を間違ってしまうというミスも防げるので一石二鳥です。

廃止できれば丸々コストカットになるので廃止できるに越したことはありませんが、全てがすべて廃止できるものではありませんよね。

そこで検討していただきたいのが他の方法でできないか考えることです。

例えば、自社開発・自社生産をやめて他社の製品を仕入れて売るというように代替します。そうすると今まで大きな変動コストになっていた開発コストを一元化できます。

より身近な例を挙げるとすれば、FAXをやめてメールにすることです。FAXをやめれば用紙のコストダウンにもなります。

さらに他社、他部門のルールをそのまま導入すれば自社で新しくルールを考える時間や、ルールにまつわるフォーマット等を作成する時間を削減できます。

廃止できないものも他の方法に代替することでコスト削減につながることが多くあります。

自社では時間がかかってしまうものは専門の会社にお願いしてもらうという手も一つの方法です！

記録は社員全員がわかるものを1つ作成しましょう。

例えば、部長のための資料、役員のための資料のように特定の誰かのための資料はなくすようにしましょう。

例えば資料の枚数をA4 1枚で収まるようにしたり、資料そのものを減らすようにし、印刷コストを削減しましょう。

また、資料の作り方で考えると1回しか使えない、使いまわしが出来ないような資料はテンプレート化して作り替えるというように工夫することで長期的な利用が可能になります。

例えば、仕事に慣れていない社員でもある程度成果が出せるようなルール、仕組み作りをします。

そうすることで会社全体としての業務効率がアップします。

業務を機械化・システム化すると大幅なコストダウンが期待できます。

例えば、書類や紙幣の枚数と数えるなどの計算業務を機械化しましょう。人が一枚一枚数えるよりもはるかに早く計算し終えますし、数えミスを防ぐという意味でも効果的です。

また、宛名書きなどの印刷業務も機械化しましょう。手書きで宛名を書くよりもExcelなどにあらかじめフォーマットを作り宛名印刷することで圧倒的にコストダウンが出来ます。

まずは自社でどれなら実施できるか検討してみてください。

出来ることから始めて業務を効率的にしましょう。

そうすることで今の業務も断然早くなりますし、余裕が出来た時間をもっと有効に使っていきましょう！

検討したり考えている時間は、作業が発生しないので無駄な時間になってしまいます。

では、考える時間を削減するためにはどのようなことをすればよいでしょうか。

例えば、お客様に送るメール（お詫び状やお礼状、報告書等）の書式を統一することです。

書式が統一されていれば一から考えなくて済むので大幅に考える時間を削減できます。

失敗事例に限定したマニュアルを作成し社内で共有します。

人の失敗から学べることは多くありますし、先に失敗したことを学習することでミスを防ぎ結果的に時間を有効活用できます。

弊社で最近注目しているのがChatgptを使って事務作業を簡略化させることです！

議事録の要約をChatgptを使うことで一瞬でできないか試行錯誤中です。　AIに情報を整理させれば私たちが多くの時間をかけて文字を入力したり文字おこしをしなくても一瞬で完了します。

AIを上手く活用することで事務作業の時間を大きく削減できます。

探し物を探す時間を無くしましょう。

パソコンにデータを保存するときのファイルの名前は統一しましょう。

パソコンにデータを保存するときの名前を適当につけてしまうと毎回探すのに相当な時間がかかってしまいます。

そんな手間を無くすためにも社内でファイル名の付け方のルールを作って統一するようにしましょう。

例えば、231213【報告書】社員研修_田中太郎◎（※）.docのように名前を付ければいつ・だれが・何の報告書を作成したのか一目で分かります！

また、ファイルの削除時期を決め、削除サインをあらかじめ統一しておけば余計なファイルが溜まることがなくなるので探す時間を短縮でき、またパソコンの容量も無駄なく使えますね。

ここでポイントとなるのが数値管理するのは行動作業手順や管理指標といったプロセスということです。

営業の方を例として考えてみましょう。

例：売上高✕　訪問件数や架電数〇

売上高を数値化して比較するのではなく、売り上げをアップするために行った行動の方に重点を置きます。

何が足りなくてどこが今問題なのかを分かりやすくすることがポイントです。

表形式の一覧表にすることで問題点がすぐ分かるようにし、数値をみればどこが問題なのか数値を根拠に確認することができます。

業務における自工程完結の考え方を徹底しましょう。

自分の作業をミスが無いか確認し、完ぺきにこなすようにすれば次の段階でミスを見つけまたやり直しをしないといけないということを防げます。

また、一人一人が気を付ければ結果として全体のミスや再チェックをする時間を大幅に削減することが出来ます。

これは自身の心掛け１つで大きく変わることが出来るので、社内全体で自工程完結の考え方を徹底し、業務改善をしていきましょう。

Instagramで大切なことは自分（会社）を推してもらうことです。

その為にすべき6つの戦略をご紹介します。

Instagramプロフィールはまさに第一印象を左右します。

プロフィール写真は親しみやすく、ブランドの特徴を引き立てるものを選ぶようにしましょう。

簡潔かつ興味を引き紹介文を記載し、リンクを活用して外部サイトへ誘導できるようにしましょう。

フォロワーにとって分かりやすく魅力的なプロフィールは、信頼感を生み出します。

ハッシュタグはInstagramでの発見性を高めるための重要なツールです。

適切なハッシュタグを選定し、業界やテーマに関連するものを利用しましょう。

一方で、過度なハッシュタグの使用は避け、投稿のクオリティを維持することが大事です。

Instagramプロフィールや投稿において、一貫性のあるブランディングを保つことは重要です。

色彩、テーマ、トーンなどを統一し、ブランド（会社）の独自性を打ち出しましょう。

フォロワーは自分にとって興味深いコンテンツを求めています。そして一貫性のある投稿に惹かれます。

一貫性のあるスタイルでクオリティの高い写真や動画を投稿しましょう。

フォロワーに共感してもらい、応援したいと思ってもらうためには本物のストーリーテリングが不可欠です。

過去の経験や困難を共有し、成功や成長の過程を素直に伝えましょう。

そうすることで人間性や真剣さがフォロワーに伝わり、推しになりやすくなります。

また、フォロワーが感じる悩みに対して共感し、サポートすることで信頼を築けます。

また、自身の経験や知識を共有し同じような悩みを持つフォロワーにとってためになるコンテンツを提供することで推したいと思ってもらいやすくなります。

フォロワーとのコミュニケーションを大切にしましょう。

フォロワーの声に耳を傾け、その要望に応えることで推しにされる確率が高まります。

アンケートや質問箱の機能を活用し、フォロワーが求める情報やコンテンツを提供しましょう。

フォロワーが求めるものを提供することで応援されやすくなります。

定期的な分析が成功への近道です。

Instagramのアナリティクスツールを利用して、どの投稿が効果的であったか、フォロワーの動向を理解しましょう。

これにより、より戦略的なアプローチが可能になります。

フォロワーとの良好な関係を築き、定期的な分析と改善サイクルと確立することで、Instagramをより有効に活用し、影響力を拡大する事ができます。

Chatgptは情報の正確性に欠ける時があります。

それは、AIがいろいろな情報の中から学習し、適切だと思うものを提案しているからです。

元の情報が信頼性のある情報であれば、chatgptを使って要約してもらえば5秒もあればすぐに要約してくれます。

Chatgptを上手く活用するには、命令文を書く時にキャラクターを指定してあげることが重要です。

例えば日本国憲法の要約をお願いしてみるとします。

日本国憲法第１１条を要約します。

「あなたは小学校1年生の担任の先生です。小学校1年生が理解できる簡単で分かりやすい説明で以下の文を要約して下さい。」

という命令文を指定します。

小学１年生でも分かるように指示通り要約ができているのではないでしょうか。

Chatgptを使用する上で以下のポイントをおさえて命令文を作成しましょう。

①信頼性のある情報

②どういう人にどう伝えたいか明確にする

信頼性のある正しい情報を要約するのであれば、自分で考えるよりも遥かに早く要約してくれます！

Chatgptを使えば5秒もかからず要約してくれるので効率アップにつながります。

また、あらかじめキャラクター設定をして細かく条件を指定して要約をお願いすると上手くいくことが多いです。

是非、皆さんもChatgptを効果的に活用して業務効率をアップさせましょう♪

図3. 年代別YouTube認知率・利用率
[調査対象：全国・15～79歳男女・スマホ・ケータイ所有者対象・複数回答・n=6423]

上記の調査からYoutubeの認知度は全世代で90％以上と高い認知度があるということが分かります！

このことからホームページ上でもYoutubeを使用することをおすすめします。

商品やサービスをお客様に紹介するときの手段としてYoutube動画がおすすめです！

動画を使用することで、商品の詳細な情報や魅力を短時間で伝えることができます。

画像や文章だけでは伝わりにくいことも動画であれば理解しやすいという特徴もあります。

動画であれば目で見て耳で聞いて情報を収集するので短時間で多くの情報を伝えやすいです。

また、文章を読みたくないというお客さんにも効果的です。

例えば、商品の使い方をレクチャーする動画です。動画なら説明書を読むよりも簡単により理解しやすいように思います。

ホテルや旅館のルームツアー動画や不動産の物件紹介動画は画像と文章だけでは分からない雰囲気を知るにはもってこいではないでしょうか。

採用サイトでよくある先輩従業員のインタビューや会社の様子を動画にして紹介するのもおすすめです。

従業員インタビューや会社の様子を動画にすることでどんな人たちが働いているのかどういう仕事をしているのかという情報が伝わりやすいです。

また、動画では会社の雰囲気をつかみやすいのも良いですね！

①自社のYouTubeチャンネルの掲載したい動画の共有から埋め込むをクリックする。
②<iframe ～</iframe>のタグをコピーする。

③ホームページ上でコンテンツパーツ→パーツの追加→埋め込みタグから新規作成をする。
④タイトルと②のタグを記入する。

youtubeの利用率を見てみると全世代で60％以上となり、多くの人が利用していると言えます。

全世代の多くの人がYoutubeを使っているので、自社のターゲットなるユーザーを探しやすいです。

また、Youtubeは動画なので画像やテキストに比べて商品やサービスの魅力を伝えやすいです。

Facebookの特徴は実名制ということです！

実名制のため情報の信頼性が高く、ビジネス向きです。

また、文章を投稿していくスタイルがいいという方にはFacebookがおすすめです。

最近よく耳にするSNSといえば、Instagramではないでしょうか？

例えば飲食店のメニューの画像など写真を使うのであればInstagramがおすすめです。

写真を使って自社の世界観を表現していくことで、共感してくれるユーザーの推しになることが重要です。

Xは拡散能力が高いSNSです。

比較的短い文章をつぶやくように使用します。

タイムリーな情報をつぶやくと効果的です。

TIKTOKは若い世代に人気のSNSです。

短い動画が主に投稿されます。

10代・20代の若い世代をターゲットにするときには、認知度向上のために使用するということも良いかもしれません。

SNSを運用していくことで、会社の認知度を上げたり・興味を持つきっかけにしてもらうことが期待できます。

またSNSを通して自社の情報を発信していくことで、どんな会社なのか・どのようなサービスを提供しているのかお客様に身近に感じて頂く機会にもなります。

SNSの投稿で会社の魅力を提供し、自社のブランドに魅力を感じて頂ければ新たな顧客の獲得にもつなげることが出来ます。

また、お客様にとって魅力的なコンテンツ投稿を続けることでずっとお客様に応援し続けていただけるはずです。

SNSは無料で使用する事ができるので活用しない手はありません♪

会社の特徴にあわせて上手くSNSを活用していきましょう！

企業が成長していくためには、お客様のニーズを基に社内外で培った情報やデジタル技術を活用してその企業独自の価値を創出し、優位性を確立していく必要性があります。

コロナウイルスの大流行によって私たちの生活様式は大きく変化しました。

会社に出社せず自宅で仕事をするリモートワークやおうち時間を充実させるためにNetflixやamazon primeなどのサブスク（定額制）のサービスも増えてきました。

私たちの生活はオンラインと強く結びつくようになりました。

そこで、今までのビジネスモデルを変革させ、デジタル社会にも対応した会社にしていく必要性があります。

少子高齢化や若者の田舎離れで多くの企業が人手不足に悩んでいるのではないでしょうか。

人手が足りないとなれば少ない人数で業務を回していかなくてはなりません。

そこで必要なのがDXです。

デジタル技術の力を借りながら新しい価値を創出していくには従業員のITリテラシーとデジタル技術を使って会社を変革したいという熱意が必要不可欠です。

しかし、DXをいざ始めようと思っても何から始めたら良いのか分からないという問題に直面しますよね。

まずは、ホームページを使ってDXを推進していきましょう！

では、具体的にはどんなことができるのでしょうか？

ホームページにお問い合わせフォームを作成すれば、効率アップできます。

今までお問い合わせは電話のみだった場合、お問い合わせフォームを使用すれば手間も時間も大幅に削減できます。

電話でのお問い合わせ対応は時間がかかりますよね。

電話対応をする人が担当者と異なる場合は、要件を伺ってメモを取って確認してと時間がかかってしまいます。

その点、お問い合わせフォームを作ってしまえばメール1つで済みます。

電話の場合、要件を聞きながらメモをしなくてはいけないのでミスが発生しやすいです。

それに比べてメールであれば相手が聞きたいことが文字で送られてくるので伝達ミスを防ぐことができます。

またメールフォームであればお客様に記入していただきたい項目を細かく設定することができます。

電話対応となるとお客様や対応する人によって聞いている内容が異なるということがありますよね。

メールフォームを使用すればお客様に記入していただく項目を統一できるので管理がしやすくなります。

ホームページの使い方として採用サイトを作成するのも効果的です。

就活生は就職先を探すとき、いろいろな不安を抱えています。

例えば、給与や福利厚生、休日のこと、会社の雰囲気等です。

採用サイトがあれば採用サイトに労働条件の詳しい内容を記載したり、会社の雰囲気を伝えるために動画を載せるのことで就活生に会社のことを詳しく知ってもらうことが出来ます。

ありのままの会社の雰囲気や情報を伝えることが出来れば入社後のギャップも軽減され、入社したけどすぐ離職してしまうということも無くなるのではないでしょうか。

商品やサービスをオンラインで販売したいときにもホームページが役立ちます。

通販で買い物をする人も増えてきているので、ECサイトを導入するのも良いですね。

ECサイトを利用することで普段お店に来れない人に買ってもらえるチャンスもあります。

また、実店舗を出すよりも費用を抑えて運営することもできます。

Googleアナリティクスやサーチコンソールを活用しましょう。

Googleの機能は無料で利用できるので利用しないともったいないです。

この2つの機能を使えばホームページを訪れる人は女性が多いのか男性が多いのか、パソコンで見ている人が多いのか・スマホで見ている人が多いのか、どのページが一番見られているかのような情報を見ることができます！

ホームページを分析することで新商品やサービスの見せ方を考えることも可能です。経験や勘から予想されるものではなく数値を基にしたデータであればより正確な情報といえます。

DXを始める第一歩としてホームページ作成をおすすめします！

難しいことから始めるのではなく、できることから始めましょう。

よく利用されている方法がAdobe AcrobatでPDF形式からJPEGやPNGの画像形式に変換する方法です。

PDFの開発元なので安心して使用することが出来ます。

photoshopなどの画像編集アプリをお持ちの場合は、保存をする時にJPEGやPNGなど画像形式を選択することで変換できます。

フリーソフトを使えば無料で画像形式に変換できます。

パソコンならPrintScreen(プリントスクリーン）というボタンを押します。

スマホならスクリーンショットをしましょう。

そうするとPDFが画像として保存できます！

（保存された画像はピクチャの中のscreenshotsに保存されます。）

ＰＤＦを画像としてホームページに挿入するためには、ＰＤＦを画像形式に変換するということを覚えておきましょう！

①②のアプリを持っていない・無料で変換したいという方には④のプリントスクリーンを使用する方法がおすすめです！

誰でも無料でボタン一つで画像形式として保存されるので便利ですね。

お客様にとっては、ホームページ更新と聞くと難しい作業が必要なんじゃないかと不安に感じる方もいらっしゃるということを実感しました。

実際に普段作業をしている私たちにとっては当たり前のことも、お客様からすると不安なことです。

しかし、実際に作業していただくと簡単に更新作業ができると実感していただけました！

また、レクチャーで一通りの操作説明をしても実際にホームページを更新する時に必要なことが都度出てきます。

そういった時、気軽に操作方法を聞くことができる関係性も重要だと感じました！

ホームページの知識が無いという方でも使いやすい操作性とWEB専門の担当者がいないといった中小企業の方に特に使用していただきたいです！

KURAKAZU CMSなら難しい作業は一切ありません！

ページ上で見たままに入力できるダイレクト編集機能で誰でも簡単に作成できます。

分かりやすく言うとワードで文字を入力している感覚です！

もちろん、最初は基本的な機能を覚えていただく必要はありますが、KURAKAZU CMSは操作性に優れているので直感的に操作もできます。ページを作成しているうちに自然と慣れていきます。

また、実際に操作していく過程で分からないことがあればいつでもお気軽にご相談いただけます！

皆さんはFacebookの標準機能にMeta Business Suiteという機能があるのをご存じですか？

Meta Business Suiteを使えば効率的にFacebookを使いこなすことができます！

Facebookだけではなく、Instagramもまとめて投稿することが出来ます。

同じ内容のものをアップロードするなら何度も同じ投稿をせずともFacebookでまとめて投稿が完了するのでとても効率的ですね！

Meta Business Suiteを使えば投稿時間もお好きな時間に投稿予約することが出来ます。

また、アクティブな時間帯に合わせて投稿することも可能です！

アクティブな時間帯に投稿することでフォロワーさんの目につきやすいメリットがあります。Meta Business Suiteが自動的にフォロワーのアクティブな時間帯を教えてくれるのでそこから時間を選ぶだけというのもとても簡単ですよね！

また、予約投稿もできるので時間がある時に投稿する下書きを作成して投稿予約をすることもできます。この機能を使えば隙間時間にいつでもストックを作れ、投稿したい日に自動的に投稿してくれるので効率的に仕事をこなすことが出来そうですね！

プランナー機能を使えばいつ何の投稿を予約しているのか一目でわかります。その為投稿管理がしやすいメリットがあります。FacebookだけでなくInstagramも予約していると管理がめんどくさくなるところですMetaBusiness Suiteを使えば管理も楽々です！