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検討したり考えている時間は、作業が発生しないので無駄な時間になってしまいます。

では、考える時間を削減するためにはどのようなことをすればよいでしょうか。

例えば、お客様に送るメール（お詫び状やお礼状、報告書等）の書式を統一することです。

書式が統一されていれば一から考えなくて済むので大幅に考える時間を削減できます。

失敗事例に限定したマニュアルを作成し社内で共有します。

人の失敗から学べることは多くありますし、先に失敗したことを学習することでミスを防ぎ結果的に時間を有効活用できます。

弊社で最近注目しているのがChatgptを使って事務作業を簡略化させることです！

議事録の要約をChatgptを使うことで一瞬でできないか試行錯誤中です。　AIに情報を整理させれば私たちが多くの時間をかけて文字を入力したり文字おこしをしなくても一瞬で完了します。

AIを上手く活用することで事務作業の時間を大きく削減できます。

探し物を探す時間を無くしましょう。

パソコンにデータを保存するときのファイルの名前は統一しましょう。

パソコンにデータを保存するときの名前を適当につけてしまうと毎回探すのに相当な時間がかかってしまいます。

そんな手間を無くすためにも社内でファイル名の付け方のルールを作って統一するようにしましょう。

例えば、231213【報告書】社員研修_田中太郎◎（※）.docのように名前を付ければいつ・だれが・何の報告書を作成したのか一目で分かります！

また、ファイルの削除時期を決め、削除サインをあらかじめ統一しておけば余計なファイルが溜まることがなくなるので探す時間を短縮でき、またパソコンの容量も無駄なく使えますね。

ここでポイントとなるのが数値管理するのは行動作業手順や管理指標といったプロセスということです。

営業の方を例として考えてみましょう。

例：売上高✕　訪問件数や架電数〇

売上高を数値化して比較するのではなく、売り上げをアップするために行った行動の方に重点を置きます。

何が足りなくてどこが今問題なのかを分かりやすくすることがポイントです。

表形式の一覧表にすることで問題点がすぐ分かるようにし、数値をみればどこが問題なのか数値を根拠に確認することができます。

業務における自工程完結の考え方を徹底しましょう。

自分の作業をミスが無いか確認し、完ぺきにこなすようにすれば次の段階でミスを見つけまたやり直しをしないといけないということを防げます。

また、一人一人が気を付ければ結果として全体のミスや再チェックをする時間を大幅に削減することが出来ます。

これは自身の心掛け１つで大きく変わることが出来るので、社内全体で自工程完結の考え方を徹底し、業務改善をしていきましょう。