スタッフブログ

前回に引き続きDXを推進する中で業務改善に着目して業務改善のポイントをご紹介いたします。

ルールを作り、そのルールを徹底的に守ることで例外が減ります。

例外が減れば短時間で業務を終了させることが出来るようになります。

普段行っている業務で『何のためにやっている作業だろう？』『これやらなくてはいいのでは？』という作業はありませんか？

そういう作業はやめてしまいましょう。業務が無ければその作業に充てていた時間が浮き、まるごとコスト削減になるからです。

例えば、取り扱い商品を絞る・書類を破棄する・ルールを破棄する・記入すべき項目を減らすというように廃止できるものは廃止しましょう。

また、封筒に宛名書きをやめるということもおすすめです。

封入する書類に宛名を記載して窓から見えるようにすれば二度手間にならずに済みます。

また、中の書類と封筒の宛名を間違ってしまうというミスも防げるので一石二鳥です。

廃止できれば丸々コストカットになるので廃止できるに越したことはありませんが、全てがすべて廃止できるものではありませんよね。

そこで検討していただきたいのが他の方法でできないか考えることです。

例えば、自社開発・自社生産をやめて他社の製品を仕入れて売るというように代替します。そうすると今まで大きな変動コストになっていた開発コストを一元化できます。

より身近な例を挙げるとすれば、FAXをやめてメールにすることです。FAXをやめれば用紙のコストダウンにもなります。

さらに他社、他部門のルールをそのまま導入すれば自社で新しくルールを考える時間や、ルールにまつわるフォーマット等を作成する時間を削減できます。

廃止できないものも他の方法に代替することでコスト削減につながることが多くあります。

自社では時間がかかってしまうものは専門の会社にお願いしてもらうという手も一つの方法です！

記録は社員全員がわかるものを1つ作成しましょう。

例えば、部長のための資料、役員のための資料のように特定の誰かのための資料はなくすようにしましょう。

例えば資料の枚数をA4 1枚で収まるようにしたり、資料そのものを減らすようにし、印刷コストを削減しましょう。

また、資料の作り方で考えると1回しか使えない、使いまわしが出来ないような資料はテンプレート化して作り替えるというように工夫することで長期的な利用が可能になります。

例えば、仕事に慣れていない社員でもある程度成果が出せるようなルール、仕組み作りをします。

そうすることで会社全体としての業務効率がアップします。

業務を機械化・システム化すると大幅なコストダウンが期待できます。

例えば、書類や紙幣の枚数と数えるなどの計算業務を機械化しましょう。人が一枚一枚数えるよりもはるかに早く計算し終えますし、数えミスを防ぐという意味でも効果的です。

また、宛名書きなどの印刷業務も機械化しましょう。手書きで宛名を書くよりもExcelなどにあらかじめフォーマットを作り宛名印刷することで圧倒的にコストダウンが出来ます。

まずは自社でどれなら実施できるか検討してみてください。

出来ることから始めて業務を効率的にしましょう。

そうすることで今の業務も断然早くなりますし、余裕が出来た時間をもっと有効に使っていきましょう！

検討したり考えている時間は、作業が発生しないので無駄な時間になってしまいます。

では、考える時間を削減するためにはどのようなことをすればよいでしょうか。

例えば、お客様に送るメール（お詫び状やお礼状、報告書等）の書式を統一することです。

書式が統一されていれば一から考えなくて済むので大幅に考える時間を削減できます。

失敗事例に限定したマニュアルを作成し社内で共有します。

人の失敗から学べることは多くありますし、先に失敗したことを学習することでミスを防ぎ結果的に時間を有効活用できます。

弊社で最近注目しているのがChatgptを使って事務作業を簡略化させることです！

議事録の要約をChatgptを使うことで一瞬でできないか試行錯誤中です。　AIに情報を整理させれば私たちが多くの時間をかけて文字を入力したり文字おこしをしなくても一瞬で完了します。

AIを上手く活用することで事務作業の時間を大きく削減できます。

探し物を探す時間を無くしましょう。

パソコンにデータを保存するときのファイルの名前は統一しましょう。

パソコンにデータを保存するときの名前を適当につけてしまうと毎回探すのに相当な時間がかかってしまいます。

そんな手間を無くすためにも社内でファイル名の付け方のルールを作って統一するようにしましょう。

例えば、231213【報告書】社員研修_田中太郎◎（※）.docのように名前を付ければいつ・だれが・何の報告書を作成したのか一目で分かります！

また、ファイルの削除時期を決め、削除サインをあらかじめ統一しておけば余計なファイルが溜まることがなくなるので探す時間を短縮でき、またパソコンの容量も無駄なく使えますね。

ここでポイントとなるのが数値管理するのは行動作業手順や管理指標といったプロセスということです。

営業の方を例として考えてみましょう。

例：売上高✕　訪問件数や架電数〇

売上高を数値化して比較するのではなく、売り上げをアップするために行った行動の方に重点を置きます。

何が足りなくてどこが今問題なのかを分かりやすくすることがポイントです。

表形式の一覧表にすることで問題点がすぐ分かるようにし、数値をみればどこが問題なのか数値を根拠に確認することができます。

業務における自工程完結の考え方を徹底しましょう。

自分の作業をミスが無いか確認し、完ぺきにこなすようにすれば次の段階でミスを見つけまたやり直しをしないといけないということを防げます。

また、一人一人が気を付ければ結果として全体のミスや再チェックをする時間を大幅に削減することが出来ます。

これは自身の心掛け１つで大きく変わることが出来るので、社内全体で自工程完結の考え方を徹底し、業務改善をしていきましょう。