スタッフブログ

前回に引き続きDXを推進する中で業務改善に着目して業務改善のポイントをご紹介いたします。

ルールを作り、そのルールを徹底的に守ることで例外が減ります。

例外が減れば短時間で業務を終了させることが出来るようになります。

普段行っている業務で『何のためにやっている作業だろう？』『これやらなくてはいいのでは？』という作業はありませんか？

そういう作業はやめてしまいましょう。業務が無ければその作業に充てていた時間が浮き、まるごとコスト削減になるからです。

例えば、取り扱い商品を絞る・書類を破棄する・ルールを破棄する・記入すべき項目を減らすというように廃止できるものは廃止しましょう。

また、封筒に宛名書きをやめるということもおすすめです。

封入する書類に宛名を記載して窓から見えるようにすれば二度手間にならずに済みます。

また、中の書類と封筒の宛名を間違ってしまうというミスも防げるので一石二鳥です。

廃止できれば丸々コストカットになるので廃止できるに越したことはありませんが、全てがすべて廃止できるものではありませんよね。

そこで検討していただきたいのが他の方法でできないか考えることです。

例えば、自社開発・自社生産をやめて他社の製品を仕入れて売るというように代替します。そうすると今まで大きな変動コストになっていた開発コストを一元化できます。

より身近な例を挙げるとすれば、FAXをやめてメールにすることです。FAXをやめれば用紙のコストダウンにもなります。

さらに他社、他部門のルールをそのまま導入すれば自社で新しくルールを考える時間や、ルールにまつわるフォーマット等を作成する時間を削減できます。

廃止できないものも他の方法に代替することでコスト削減につながることが多くあります。

自社では時間がかかってしまうものは専門の会社にお願いしてもらうという手も一つの方法です！

記録は社員全員がわかるものを1つ作成しましょう。

例えば、部長のための資料、役員のための資料のように特定の誰かのための資料はなくすようにしましょう。

例えば資料の枚数をA4 1枚で収まるようにしたり、資料そのものを減らすようにし、印刷コストを削減しましょう。

また、資料の作り方で考えると1回しか使えない、使いまわしが出来ないような資料はテンプレート化して作り替えるというように工夫することで長期的な利用が可能になります。

例えば、仕事に慣れていない社員でもある程度成果が出せるようなルール、仕組み作りをします。

そうすることで会社全体としての業務効率がアップします。

業務を機械化・システム化すると大幅なコストダウンが期待できます。

例えば、書類や紙幣の枚数と数えるなどの計算業務を機械化しましょう。人が一枚一枚数えるよりもはるかに早く計算し終えますし、数えミスを防ぐという意味でも効果的です。

また、宛名書きなどの印刷業務も機械化しましょう。手書きで宛名を書くよりもExcelなどにあらかじめフォーマットを作り宛名印刷することで圧倒的にコストダウンが出来ます。

まずは自社でどれなら実施できるか検討してみてください。

出来ることから始めて業務を効率的にしましょう。

そうすることで今の業務も断然早くなりますし、余裕が出来た時間をもっと有効に使っていきましょう！